La gestion d’une équipe est une étape complexe, et d’autant plus lorsque les collaborateurs ne se situent pas tous au même endroit. Certaines équipes peuvent être réparties selon différentes zones géographiques, mais les kilomètres ne doivent pas être une excuse à un management défaillant. Comment les nouvelles technologies et cinq bonnes pratiques permettent de travailler efficacement avec votre équipe ?
Etablir des règles & des objectifs simples
D’une manière générale vous devez définir des règles simples à suivre par tous les collaborateurs. Des limites précises devront être établies afin que chacun puisse savoir ce qui est toléré, et ce qui doit être proscrit. Aussi, il est judicieux d’effectuer des réunions à intervalle régulier afin de définir les principaux objectifs. Ces derniers doivent être chiffrés précisément pour ne pas laisser de place à des interprétations qui seront considérées différemment entre plusieurs personnes.
Ainsi, si en tant que manager vous avez décidé de mettre en place des réunions hebdomadaires, assurez-vous de bien les orchestrer chaque semaine. Forcez-vous à respecter vos propres règles afin de créer une meilleure cohésion d’équipe.
Les collaborateurs doivent savoir des choses simples :
· Ce qui est toléré et ce qui ne l’est pas dans leur travail
· Les éventuelles tâches qu’ils doivent effectuer et le degré d’urgence de celles-ci
· Les cas particuliers pour lesquels vous souhaitez absolument être averti
· La manière de vous contacter en cas d’urgence
En tant que Manager vous pouvez aussi :
· Un feedback est important, afin de s’assurer que vos collaborateurs ont bien intégré la stratégie et les objectifs du groupe.
· Demandez à vos équipes à distance de vous faire régulièrement un rapport sur leurs activités et fixer à chacun des objectifs clairs, de façon hebdomadaire voire journalière.
Cette planification par objectifs vous aidera à ajuster la charge de travail si nécessaire et permettra à vos collaborateurs de rester centré sur les tâches les plus importantes.
Instaurer un mode de communication
En télétravail, une bonne communication est essentielle. En effet, l’éloignement physique mérite de gérer la communication avec encore plus d’efficacité. Cela concerne aussi bien la communication entre un collaborateur et son manager, que les membres d’une équipe qui doivent interagir entre eux, s’entraider et faire suivre les avancés de chaque projet. Ainsi, dans votre Manager, dans votre rôle de coordinateur, vous devez prendre des nouvelles sur l’avancée des membres de votre équipe, les guider et les conseiller.
Pour des échanges fluides, le meilleur moyen est de regrouper votre équipe sur des outils de communication rassemblant toutes les fonctionnalités nécessaires de :
· Téléphone
· Partage de données/fichiers
Pour cela, la meilleure solution est d’opter pour des outils de communication d’équipe, commes les plateformes collaboratives, telles que Smanck ou vous vous trouvez…
Cependant, chaque solution possède ses avantages et inconvénients. Vos collaborateurs auront certainement des préférences qui varieront selon le type de projet sur lequel vous travaillez, votre domaine d’activité, ou encore l’âge et la sensibilité aux nouvelles technologies. Attention, choisir un outil qui ne correspond pas à l’équipe pourrait être source de complications. Mais une fois la bonne solution trouvée, la communication est rétablie et permet d’échanger rapidement dans toutes les circonstances.
S’adapter à chaque collaborateur
Malgré l’égalité entre les intervenants, il ne faut pas perdre de vue que chaque individu est unique. En tant que bon Manager vous devez vous efforcer de comprendre les différences entre chaque profil. L’ancienneté, le caractère et les problèmes personnels sont des facteurs qui peuvent influer sur le quotidien des membres d’une équipe.
Cependant, il y a des règles communes qui doivent être suivies et respecter de la même façon pour tout le monde, mais il convient de rester flexible sur tous les autres motifs qui sont prétexte à interprétation.
Le hic du travail à distance, c’est qu’il à tendance à déshumaniser les échanges. En ce sens, vous devez donc penser et continuer à valoriser le travail de qualité et les comportements qui méritent d’être félicités. Certaines initiatives, ou certains travaux bien exécutés, méritent d’être reconnus. La distance nécessite d’autant plus d’être présent au téléphone ou par email pour remercier les collaborateurs.
Miser sur un système d’information
Pour plus d’efficacité, vous pouvez mettre en place un système d’échanges groupé sur une base de données. Smanck est dédié à cela. Notre plateforme permettra à votre équipe à distance d’avoir une idée générale sur ce qui se passe, sur les projets en cours et les tâches déjà traitées sans avoir à passer des appels aux différents intervenants du projet.
Aussi, vous pouvez mettre en place des rendez-vous mensuels ou hebdomadaires, qui sont l’occasion de faire le point sur l’avancée du projet, d’écouter les besoins de vos collaborateurs et de favoriser la communication entre eux. C’est aussi le moment parfait pour remotiver votre équipe !
N’oubliez pas de les laissez aussi s’exprimer sur les méthodes pour améliorer le travail à distance. Ils ont besoin de sentir que vous leur faites confiance.
Faire confiance
Justement, à ce propos, la confiance que vous accordez à votre équipe, vos collaborateurs est très importante, elle permettra une bonne cohésion d’équipe. Un outil de suivi comme énoncé précédemment, peut tout à fait aller de pair avec une bonne confiance entre les collaborateurs. Un manager qui sait faire confiance responsabilise son équipe afin d’avancer et de travailler même sans que le leader soit présent.
Une équipe unie qui se sent importante sera plus efficace. D’ailleurs, si vos collaborateurs ont choisi le travail à distance, il y a de grandes chances que ce soit parce qu’ils apprécient d’avoir leur propre autonomie.